Il fut un temps où le répit estival des responsables administratifs des clubs était raccourci dès les derniers jours de juillet par les premières obligations de la saison. Alors que celle-ci n’avait pas encore officiellement commencé, il fallait déjà la préparer à ballons réels lors de matches amicaux. Nul ne saurait déroger à cette grande tradition du mois d’août, premiers galops d’essais au retour des vacances avec des temps de jeu souvent aménagés et des états de forme erratiques. Aussi amicales soient-elles, ces rencontres comportent les mêmes risques de blessure qu’un duel officiel, ce qui oblige les deux équipes à évoluer dans un cadre fédéral strict.
Lui n’a pas changé pendant la trêve, le fond est exactement le même. La forme, elle, a pris un sacré coup de jeune. Quand il fallait une palanquée d’échanges par mail ou des courriers par voie postale entre les deux clubs concernés et la Ligue régionale, il suffit aujourd’hui d’un rien de temps pour que la demande soit remplie, envoyée et validée, comme le synthétise Marc Gueguen, chef de projet à la DSI (Direction des systèmes d’information) de la FFR : « En caricaturant, en trois clics, c’est fait. Si toutes les parties prenantes sont présentes devant l’ordinateur au moment de la demande, en deux minutes, le match est créé. »
De réels gains de temps et de charge administrative
La nouvelle est ainsi reçue avec soulagement par tous les poignets fatigués de satisfaire au stylo aux requêtes de la demande. De réels gains de temps et de charge administrative offerts depuis début août : « Jusqu’à l’été dernier, quand deux clubs voulaient faire un match amical, le dirigeant du club qui recevait devait récupérer un formulaire papier, le remplir, l’envoyer par courrier postal ou par mail après l’avoir scanné au club adversaire, rappelle Marc Gueguen. Rempli et signé par ce dernier, le document était envoyé au service des compétitions de la Ligue régionale concernée. À sa charge ensuite de rentrer toutes les données dans Oval-e, après toute une série de contrôles comme la compatibilité de niveaux entre les deux équipes ou la forme de jeu pratiquée. La rencontre créée, elle pouvait avoir lieu de façon officielle avec tout ce que ça entraîne en matière de matches de suspension purgés avec ces matches décomptés ou les déclarations d’accident à la GMF. » Le chef de projet à la DSI a donc travaillé ces derniers mois à la radicale simplification de la manœuvre, en synergie avec le service Compétitions de la FFR.
Alexis Pineau, chargé des compétitions à la FFR, fait ainsi le même constat. « C’est beaucoup plus simple, lisible, ça évite certaines erreurs manuscrites, mais aussi parce que cette procédure était chronophage, certains clubs s’en affranchissaient et pouvaient avoir la tentation de s’accorder entre eux. Le problème d’assurance en cas de blessure se posait puisqu’elle ne prend en compte que les matches déclarés à la FFR. L’un des objectifs de cette simplification est qu’un plus grand nombre de rencontres soient déclarées pour que l’assurance puisse jouer son rôle éventuel. Mais la raison principale, c’est de faciliter la vie des clubs et des Ligues régionales, leurs salariés ou bénévoles administratifs. Cet outil va leur simplifier la vie. La conséquence, c’est que ça va leur permette de valider plus facilement ces rencontres et d’éviter celles non déclarées. » Cette nouvelle formule de demande d’organisation de match amical est accessible depuis la première semaine d’août. Lors des cinq premières semaines, elle recensait déjà 670 rencontres dans les seules deux plus grandes Ligues du pays (407 en Ligue Nouvelle-Aquitaine et 263 en Occitanie).
Une demande obligatoire
Depuis l’ouverture de l’onglet sur Oval-e, toutes les demandes ont été enregistrées officiellement après les vérifications d’usage. « Elles doivent être encadrées avec une attention particulière portée sur les catégories de jeu, souscrit Alexis Pineau. Il faut scrupuleusement respecter les règles pour éviter les problèmes, en mêlée notamment. Ce serait dangereux pour un petit club régional d’affronter un club de haut niveau fédéral. » Pour Marc Gueguen, il n’y a de toute façon pas de débat possible.
« Cette demande est obligatoire, on n’a pas le droit de faire un match de rugby, même amical, sans ça ! En cas de blessure, les conséquences peuvent être lourdes, insiste-t-il. Il nous a donc été demandé de dématérialiser cette démarche pour protéger les clubs. Ils peuvent désormais créer directement leur demande de match sur un formulaire informatique. Les informations à fournir sont les mêmes que dans l’ancienne version. Quand la demande est créée, le club sollicité reçoit une notification automatique. Quand l’avis est favorable, la Ligue régionale est également notifiée, réalise les mêmes contrôles qu’avant avant d’émettre un avis, favorable ou pas, à l’organisation de la rencontre. »
Dans le droit sillage de la feuille de match dématérialisée lancée en 2020, c’est une nouvelle simplification choc qui bénéficie à tous les utilisateurs d’Oval-e, même les éventuels réfractaires. « Le document est adapté à l’identique du processus papier, c’est une copie conforme, poursuit le chef de projet à la DSI. Et l’archivage de tous ces documents est également bien moins compliqué qu’avant. En soi, la tâche n’était pas compliquée mais cela a quand même pris pas mal de temps et de travail pour que tout soit clair, compréhensible, que les clubs s’y retrouvent. » Alexis Pineau confirme : « On s’évite toute une procédure administrative, à tous les niveaux impliqués. Ce changement était devenu une évidence, d’autant plus avec la Coupe du monde. C’est le bon moment avec l’afflux espéré de nouveaux licenciés qui devrait entraîner mécaniquement plus de demandes de rencontres amicales. »
Les premières données n’étaient pas toutes remontées pour tirer un bilan de l’été, mais la machine tourne à plein régime et ses utilisateurs en sont ravis. « Les Ligues notamment sont très contentes même si elles ont encore à charge de s’occuper de l’arbitrage, un des rares axes d’amélioration », note Alexis Pineau. « Les premiers échos sont favorables, des clubs comme des Ligues, renchérit Marc Gueguen. C’est quand même un gros travail de saisie qui disparaît. C’est un gain en termes de temps, d’énergie, de qualité des données échangées et on constate que plus de matches amicaux sont saisis. » L’objectif est déjà atteint…
