Il y a un peu plus de dix ans, Christophe Pleutin a eu une vision, un rêve. Comme tous les arbitres et les dirigeants de France, cet ancien joueur, bénévole, arbitre et représentant fédéral, avait en sainte horreur le remplissage si fastidieux de ce document indispensable qu’est une feuille de match. Encouragé dans sa démarche par Patrick Buisson, vice-président de la FFR en charge de la réforme numérique, alors à la tête du Comité de Provence, Christophe Pleutin crée les premières versions dématérialisées pour leur région sudiste. « On numérisait les feuilles de match, puis elles étaient directement orientées vers la commission idoine, qui avait l’information dès le dimanche soir. Mais il fallait… les rematérialiser ! » en rigole-t-il.
Une décennie plus tard, la révolution est en marche. « Je n’ai pas peur du mot, c’est une révolution. Elle fait entrer le rugby français dans l’ère digitale », approuve Christophe Pleutin, membre de la Commission des systèmes d’information de la FFR. Elle a conçu ces deux dernières années la feuille de match dématérialisée qui a fait cet été une entrée fracassante dans l’univers du rugby français.
Planètes alignées, projet ficelé et moyens mis en place
Après trois mois de mise en place lors d’une phase pilote, l’adhésion à l’outil est totale et les retours, dithyrambiques. « Impossible de revenir au papier ! Les réticences d’un public un peu technophobe sont levées après un ou deux matches », assure Rémi Witkowski, chef de projet Oval-e 2, l’autre outil indispensable à ce véritable choc de simplification. « Avant de lancer la feuille de match dématérialisée, il a fallu refondre Oval-e, qui ne répondait pas aux besoins, mais aussi consolider l’application », explique Denis Malmasson, responsable des systèmes d’information de la FFR.
Planètes alignées, projet ficelé et moyens mis en place, la grande aventure a officiellement débuté le 7 septembre dernier avec le lancement d’une première phase de test sur un périmètre restreint de rencontres, afin de tester l’éventail des différents cas fonctionnels (listes déclaratives, prêts de joueurs, rassemblements, forfaits…). Une soixantaine de rencontres étaient concernées. Leur nombre a rapidement décuplé. Denis Malmasson : « La deuxième phase teste la solidité de l’architecture technique avec une grosse augmentation du volume de matches pour bombarder les serveurs et vérifier qu’ils tiennent la cadence. » Les deux tests ont été passés avec un succès grandissant chaque week-end. À la huitième semaine, c’était déjà un carton plein à 100 % pour ceux qui l’avaient déjà testé, contre 55 % pour les primo-utilisateurs. Ou quand la résistance au changement disparaît en quelques clics.
Une stratégie à trois niveaux pour aider la prise en main
Bien sûr, un tel changement se prépare, s’anticipe. Des décennies d’habitudes papier ne peuvent pas s’envoler comme un tas de feuilles d’automne. Une stratégie à trois niveaux pour aider la prise en main a été élaborée en amont : documentation au sein même de l’application avec des tutoriels, formation à l’outil par les Ligues régionales et rencontre de démonstration qui permet de s’entraîner à l’infini. « On veut que l’adoption se fasse naturellement, glisse Denis Malmasson. On compte beaucoup sur l’assistance de club à club, sur un effet tache d’huile. Les utilisateurs deviennent rapidement les meilleurs promoteurs de l’outil. »
À chaque problème, il propose une solution et une explication avec des infos bulles qui renvoient directement au règlement concerné. « On est partis des besoins des utilisateurs et on a impliqué les dirigeants de club. C’est une des raisons du succès. In fine, c’est un projet où tout le monde est gagnant, du bord du terrain jusqu’à nos services métiers », poursuit le responsable des systèmes d’information. Juste au-dessus de son bureau au CNR, ces services métiers (compétitions, discipline, règlements) ont vu leur quotidien radicalement changer, pour le meilleur. « En matière de réclamations ou de rapports d’après-match, il fallait parfois déchiffrer des écritures de médecin. Le service concerné devait retaper le texte à l’identique, fautes d’orthographe comprises ! » rappelle Rémi Witkowski. Une situation incongrue qui vit ses dernières heures, comme tant d’autres démarches aussi administratives que rébarbatives. « Tout un travail de vérification n’a plus à être fait, puisque géré par Oval-e. Le traitement hebdomadaire est réalisé dès le dimanche soir et les services métiers disposent des données dès le lundi matin. »
Prêt à passer la vitesse supérieure
Le gain de temps est considérable. Il y aura peu de nostalgiques de ce temps où il fallait trier les licences dans l’ordre et effectuer les changements de dernière minute, tenir à jour en direct la feuille de mouvement, puis vérifier, signer, valider, envoyer la feuille de match. « On trouve tout ce qu’il y avait sur l’ancien modèle, mais rationalisé, simplifié, avec un volume d’infos à saisir réduit. Tout ce temps-là est rendu aux bénévoles », se satisfait à juste titre Rémi Witkowski. Avec toute son équipe, il est prêt à passer la vitesse supérieure avec bientôt entre 1500 et 2000 rencontres à gérer tous les week-ends, avec un taux de 100 % espéré avant la fin de la saison. « Je pense que ça marquera un tournant. D’avoir imaginé ce projet il y a si longtemps et de l’avoir réalisé avec d’autres est un rêve.Mais un rêve qu’on vit seul n’est qu’un rêve ; un rêve vécu à plusieurs, c’est la réalité », termine le visionnaire Christophe Pleutin. Son rêve, qu’il partageait avec tant d’autres, est désormais devenu la réalité pour l’ensemble du rugby à XV français.
Les clubs peuvent d’ores et déjà, s’ils le souhaitent, se familiariser avec la Feuille De Match Dématérialisée. Elle est disponible en ligne (https://fdm.ffr.fr) et il est possible de l’expérimenter en :
- Se connectant avec son identifiant et mot de passe Oval-e
- Accédant à la documentation en ligne dans la rubrique Aide dans le bandeau supérieur bleu (vidéo et tutoriel dirigeant), afin de se familiariser avec la simplicité de fonctionnement
- S’entraînant autant que nécessaire, grâce la rencontre de démonstration, qui permet de s’exercer pour maîtriser l’application, de la composition de l’équipe jusqu’à la validation du résultat !!
Il est fortement recommandé de débuter son expérience en visualisant le didacticiel vidéo (ci-dessous), puis en lisant le tutoriel dirigeant, qui sont disponibles dans le menu aide en haut de l’application.
