FFR : questions-réponses sur les indemnités kilométriques

Lorsqu’un salarié ou un bénévole engage des frais de transport pour le compte d’une association ou société sportive avec son véhicule personnel, il peut bénéficier d’indemnités kilométriques, pour rembourser les frais réellement engagés dans le cadre de son activité. Comment les calculer ? Comment faire pour les obtenir ? Quels risques en cas d’abus ? Éléments de réponses… (Source FFR)

Les indemnités kilométriques, qu’est-ce que c’est ?

Lorsqu’un salarié ou un bénévole engage des frais de transport pour le compte d’une association ou société sportive avec son véhicule personnel, il peut bénéficier du remboursement des frais réellement engagés dans le cadre de son activité.

À défaut de documents comptables objectifs (nombre de kilomètres parcourus avec un véhicule personnel, notes de péage, etc.), les barèmes suivants (à retrouver ici) seront utilisés pour déterminer le montant de l’indemnité kilométrique. En tout état de cause, les indemnités kilométriques doivent impérativement correspondre à des dépenses réelles, engagées pour les besoins de l’activité de l’association ou de la société, que tout club doit être en mesure de justifier en cas de contrôle.

Quels sont les risques si je ne respecte pas la réglementation ?

Risque URSSAF
Dans la limite des frais prévus aux barèmes susmentionnés, les indemnités kilométriques sont exonérées de charges sociales. Au-delà, et sauf justification, l’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF) peut procéder à un contrôle et acter un redressement sur les charges sociales dues, considérant que les montants engagés ou kilomètres parcourus apparaissent disproportionnés par rapport à l’activité considérée de sorte qu’il y a lieu de les requalifier en avantage en nature. Ce redressement, pouvant être parfois de plusieurs milliers d’euros, n’est pas neutre pour la structure impactée.
Risque prud’homal
En l’absence de justificatifs des dépenses, les sommes versées au titre d’indemnités kilométriques peuvent être analysées comme un élément de rémunération, posant ainsi certaines difficultés, notamment lorsque la personne percevant ces sommes est bénévole.

En effet, le versement d’une rémunération constitue un indice sérieux de l’existence d’une relation de travail, laquelle se caractérise par la réunion de trois critères, à savoir une prestation de travail, une rémunération et un lien de subordination juridique.

Dès lors, sortir du strict cadre expose le club à ce qu’une relation de travail soit reconnue, menant ainsi à une requalification en salariat, et plus précisément en contrat de travail à durée indéterminée, de sorte que le club pourrait être amené à verser des rappels de salaire, des primes ou des indemnités légales ou conventionnelles de licenciement.

Que disent les règlements généraux de la FFR ?

Les Règlements généraux imposent, pour tout club évoluant en championnat de France de Nationale, Nationale 2, Fédérale 1 et Fédérale 2, de respecter un ratio d’indemnités kilométriques, lequel ne peut jamais excéder le plafond déterminé selon la division concernée.

Ces éléments sont détaillés au chapitre V de l’annexe VIII des Règlements généraux relatifs à la régulation administrative, juridique et financière.

Pour aller plus loin…

Lorsque des bénévoles engagent des frais dans le cadre de leur activité associative et décident expressément de renoncer à leur remboursement, ce qui peut être le cas des frais de déplacement en véhicule dont le contribuable est propriétaire, ils peuvent désormais être évalués sur le fondement du barème forfaitaire applicable aux déplacements professionnels des salariés.

À noter que l’utilisation du barème de référence n’exclut pas le contribuable qui demande la prise en compte du don, quel que soit son montant, de disposer du reçu attestant des sommes versées conforme au modèle de l’administration fiscale. Ce document, permettant au bénévole de bénéficier d’une réduction d’impôt, pourrait en effet être demandé, en cas de contrôle, par le centre des finances publiques compétent.

En bonus, voici une autre histoire de voiture, mais sans possibilité d’indemnité bien sûr :