FFR : Oval-e, simplification des demandes de modifications de matchs

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Depuis le début de cette dernière saison forcément particulière, les demandes de modification par les clubs des détails d’une rencontre ont été dématérialisées via Oval-e. Explications sur cette mini-révolution qui simplifie un peu plus la vie des clubs en développant les démarches digitales… (source FFR.fr)

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Tout est fait pour que les clubs voient leurs démarches administratives simplifiées désormais. La digitalisation via le portail Oval-e ne cesse ainsi de s’étoffer. La dématérialisation des demandes de modification par et pour les clubs va dans ce sens. Dans le cadre des compétitions officielles, quand un club souhaitait modifier un élément (date, horaire, lieu du match, etc.), la demande était faite à l’autre club via un formulaire à imprimer, remplir, scanner et envoyer.

En cas d’accord de l’adversaire, ce dernier faisait les mêmes actions, y apposait un cachet et une signature, avant de tout renvoyer à l’équipe demandeuse, laquelle envoyait le tout à la Fédération. En cas d’acceptation de la FFR, cette dernière faisait la modification sur Internet (et Oval-e) avant de prévenir tous les acteurs. Un système qui devait être simplifié selon Valentin Miclot, responsable compétitions nationales et enceintes sportives à la FFR. « Il fallait entre deux jours et deux semaines en cas d’afflux de demandes pour que ces modifications soient validées. Une énorme charge, que ce soit pour le club ou la FFR. »

Maintenir le lien entre clubs et s’assurer de la réactivité

Depuis la rentrée 2020 et après un travail avec le service Compétitions, le process de modification est donc dématérialisé. Chaque club peut faire sa demande de modification via son espace Oval-e en se rendant sur la rencontre concernée. Le changement est directement signalé au club adverse, qui la valide ou non. Il est même demandé au club demandeur de téléphoner à son adversaire pour maintenir le lien entre clubs et s’assurer de la réactivité.

La demande, validée numériquement par les deux clubs, est alors envoyée au service validateur du service Compétitions de la FFR qui n’a alors qu’un clic à faire pour prévenir les différents acteurs. Valentin Miclot, au cœur de ce projet devenu réalité, insiste sur l’importance d’un tel changement. « Ça ne semble pas être grand-chose, mais c’est une véritable révolution pour les services concernés à la Fédération, mais aussi et surtout pour les bénévoles des clubs. » Les horaires de rencontre demeurent les demandes les plus fréquentes afin d’adapter, par exemple, les matches de l’équipe une avec la réserve ou des jeunes, ou alors afin de pouvoir faire des repas d’avant ou d’après-match.

Que les clubs et administrateurs qui n’ont pas encore franchi le pas se rassurent, l’ancienne formule de demande existe encore pour que tout le monde ait le temps de s’adapter. Valentin Miclot : « On ne demande pas à chacun de tout de suite s’adapter et d’aller vers un système aseptisé où tout serait numérisé. L’idée force est de simplifier les tâches des administrateurs des clubs. Tous s’y mettent petit à petit, s’y habituent. On a de moins en moins de demandes avec l’ancien process. »

De là à créer de nouvelles attitudes. « Le besoin des clubs en termes de changements reste identique”, explique Vincent Miclot, “Ainsi, cela n’impacte pas à la hausse ou à la baisse le nombre de demandes. Les clubs ont juste la possibilité de se faciliter la vie via ce nouveau procédé pour lequel on a de bons retours. »

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